Strategic Initiatives Officer – Special Projects / Responsable des initiatives stratégiques – Projets spéciaux (Campus Saint-Jean)

This position is a part of the Association of the Academic Staff of the University of Alberta (AASUA).

In accordance with the Temporary Librarian, Administrative and Professional Staff (TLAPO) Agreement , this position offers a comprehensive benefits package found on our Benefits Overview page and annual salary range of $69,024 – $114,611. This position has an initial appointment of 3 years.

Please note that as Campus Saint Jean is the Francophone faculty of the University of Alberta, applicants should have working knowledge to communicate in French.

French to follow.

Campus Saint-Jean (University of Alberta) has been the leading institution for French language services in Western Canada for more than 50 years.

Location

Work primarily takes place at Campus Saint-Jean Edmonton with the option to work hybrid

Position summary

Reporting to the Dean, the Strategic Initiatives Officer – Special Projects has the overall responsibility for the successful planning, execution, monitoring, control and close out of various infrastructure, programming, and operational projects working closely with various stakeholders. The Strategic Initiatives Officer must have event and project management experience, and the confidence to liaise directly with senior administration within CSJ and on North Campus. This person will be held accountable in making important budgeting and procurement decisions, and can handle the complexity of planning and implementing large-scale projects.

Specific principal responsibilities include:

• Infrastructure: participation in all planning, and CSJ specific oversight of capital and renovation projects.
• Programming: Leading and supporting proposal development; resource management; hiring experts; overseeing program development; organizing and overseeing stakeholder meetings, contractors; marketing and recruitment; organizing delivery
• Operational: Overseeing resources management and planning of operational matters under different supplemental funding grants.

This oversight advances through all work phases including the conceptual developmental stage through to final completion; ensuring efficiencies as well as compliance with defined project goals and objectives are achieved. This responsibility encompasses the coordination of project design, planning and implementation, procurement of contract services, cost estimating, budgeting, cost control, change management, scheduling, risk management and mitigation, health, safety and regulatory compliance and effective communications with all key stakeholders within and external to the University.

Duties

• Liaises with Project Sponsor and internal and external Stakeholder(s) to facilitate any changes, modifications, or resolutions of project problems as well as leads project management meetings.
• Collaboratively develops specific and unique project proposals and/or charter including the development of a scope of work with the project sponsor and all stakeholders/project partners.
• Prepares project implementation plans defining scope of work, budget, schedule, and a proposed methodology for carrying out the project.
• Conduct CSJ-level risk evaluation charrettes; recording and ranking all associated project risks including mitigation strategies and assigning ownership responsibilities.
• Responsible to thoroughly understand and communicate stakeholder requirements to appropriate team members, and manage all requirements accordingly to realize each for the stakeholder.
• Manages and assists in the development of the project budget, facilitates cost estimates of all project hard and soft cost elements.
• Determines quality and quantity of resources (materials, supplies, expertise and other) required
• Establish procurement and completion strategies related to all deliverables.
• Identifies focus groups to assess programming needs, program outcomes, market assessments and develop business cases

Minimum qualifications

• Must hold Professional Engineer designation (APEGA) or a Certified Engineering Technologist (CET) designation in good standing, or a professional membership (PMP) with Project Management Institute and relevant experience.
• This position requires financial analysis, budget management and reporting skills, a high degree of related problem-solving skills, negotiations and superior written and oral skills is required.
• At least five years’ experience in managing project deliverables.
• Position requires knowledge of mechanical, electrical, architectural and structural building systems.
• Experience in contract management and change management
• Clear knowledge and understanding of certain University of Alberta’s Policies and Procedures

Ce poste fait partie de l’Association du personnel académique de l’Université de l’Alberta (AASUA).

Conformément à la convention collective sur les Temporary Librarian, Administrative and Professional Staff (TLAPS) Agreement , ce poste offre un ensemble complet d’avantages sociaux que vous trouverez sur notre page Benefits Overview page vet un échelle de salaire annuel de 69,024$ à 114,611$. Ce poste a une durée initiale de trois ans avec possibilité de renouvellement.

Veuillez noter que le Campus Saint-Jean étant la faculté francophone de l’Université de l’Alberta, les candidats doivent avoir une connaissance pratique pour communiquer en français.

Le Campus Saint-Jean (Université de l’Alberta) est le principal établissement de services en français dans l’Ouest canadien depuis plus de 50 ans.

Lieu de travail

Le travail se déroule principalement au Campus Saint-Jean d’Edmonton avec la possibilité de travailler en mode hybride.

Description du poste

Relevant du doyen, le responsable des initiatives stratégiques – projets spéciaux à la responsabilité générale de la planification, de l’exécution, du suivi, du contrôle et de la clôture réussis de divers projets d’infrastructure, de programmation et opérationnels, en collaboration avec divers partenaires. Le responsable des initiatives stratégiques doit avoir une expérience de la gestion d’événements et de projets, et avoir la confiance nécessaire pour assurer la liaison directe avec la haute administration au sein du CSJ et sur le Campus Nord. Cette personne sera tenue responsable de la prise de décisions importantes en matière de budgétisation et d’approvisionnement, et peut gérer la complexité de la planification et de la mise en œuvre de projets à grande échelle.

Les principales responsabilités spécifiques sont les suivantes :

• Infrastructure: participation à toute la planification, et supervision spécifique du CSJ des projets d’investissement et de rénovation.
• Programmation: Diriger et soutenir l’élaboration de propositions, la gestion des ressources, l’embauche d’experts, la supervision de l’élaboration du programme, l’organisation et la supervision des réunions avec les parties concernées, les entrepreneurs, le marketing et le recrutement, l’organisation de la livraison.
• Opérationnel: Superviser la gestion des ressources et la planification des questions opérationnelles dans le cadre de différentes subventions de financement supplémentaire.

Cette supervision s’étend à toutes les phases de travail, y compris la phase de développement conceptuel jusqu’à l’achèvement final, en veillant à ce que l’efficacité ainsi que la conformité aux buts et objectifs définis du projet soient atteints. Cette responsabilité englobe la coordination de la conception, de la planification et de la mise en œuvre du projet, l’acquisition de services contractuels, l’estimation des coûts, la budgétisation, le contrôle des coûts, la gestion des changements, l’établissement du calendrier, la gestion et l’atténuation des risques, la santé, la sécurité et la conformité réglementaire, ainsi que des communications efficaces avec toutes les parties clés au sein et à l’extérieur de l’université.

Responsabilités

• Assurer la liaison avec le sponsor du projet et les parties prenantes internes et externes pour faciliter les changements, les modifications ou la résolution des problèmes liés au projet, et diriger les réunions de gestion du projet.
• Collabore à l’élaboration de propositions et/ou de chartes de projet spécifiques et uniques, y compris l’élaboration d’un cadre de travail avec le sponsor du projet et toutes les parties prenantes/partenaires du projet.
• Préparer des plans de mise en œuvre du projet définissant la portée du travail, le budget, le calendrier et une méthodologie proposée pour mener à bien le projet.
• Réaliser des charrettes d’évaluation des risques au niveau du CSJ ; enregistrer et classer tous les risques associés au projet, y compris les stratégies d’atténuation et l’attribution des responsabilités.
• Comprendre et communiquer de manière approfondie les exigences des parties prenantes aux membres de l’équipe concernés, et gérer toutes les exigences en conséquence afin de réaliser chacune d’entre elles pour les parties prenantes.
• Gérer et aider à l’élaboration du budget du projet, faciliter l’estimation des coûts de tous les éléments de coûts fixes et variables du projet.
• Déterminer la qualité et la quantité des ressources (matériaux, fournitures, expertise et autres) nécessaires.
• Établir des stratégies d’approvisionnement et d’achèvement liées à tous les produits livrables.
• Identifie des groupes de discussion pour évaluer les besoins en matière de programmation, les résultats des programmes, les évaluations de marché et élaborer des analyses de rentabilité.

Qualifications minimales

• Doit être titulaire d’un titre d’ingénieur professionnel (APEGA), ou être d’un titulaire Certified Engineering Technologist (CET) en règle ou d’un titre de membre professionnel (PMP) du Project Management Institute et posséder une expérience pertinente.
• Ce poste exige des compétences en matière d’analyse financière, de gestion budgétaire et d’établissement de rapports, un degré élevé de compétences connexes en matière de résolution de problèmes, de négociation et des compétences supérieures à l’écrit et à l’oral.
• Cinq ans d’expérience dans la gestion des livrables de projets.
• Le poste exige une connaissance des systèmes mécaniques, électriques, architecturaux et structurels des bâtiments.
• Expérience de la gestion des contrats et de la gestion du changement
• Connaissance et compréhension claires de certaines politiques et procédures de l’Université de l’Alberta.

Comment postuler

Pour postuler, veuillez cliquer sur le bouton Apply Online et joindre votre curriculum vitae et votre lettre de présentation en un seul document.

Note: Online applications are accepted until midnight Mountain Standard Time of the closing date.