OBJETIVO GENERAL
El/La Oficial Contable y de Tesorería basado/a en Maturín, es responsable del mantenimiento regular de las cuentas contables, el cierre de las cuentas, el seguimiento de las cuentas por pagar y por cobrar, la identificación de activos fijos, el archivo de documentos de respaldo y el cumplimiento con los estándares de la organización y el marco regulatorio del país.
Es responsable de la contabilidad regular de una o más cajas de efectivo, llevar el libro de anticipos, verificar los documentos de respaldo, preparar los pagos y cumplir con los estándares de la organización y el marco regulatorio del país.
Entre las actividades específicas a ser implementadas, se mencionan (lista no exhaustiva):
- Maneja los recursos económicos provistos por WFP
- Garantiza el cumplimiento de los lineamientos de WFP en materia de manejo de recursos económicos y reportes financieros
El/la prestador/a de servicios seleccionado/a debe resguardar y mantener en confidencialidad toda la información a la que tenga acceso en el desarrollo de su contrato, garantizando la protección de datos establecidos por HI y WFP como financiador del proyecto. De igual forma, se encuentra comprometido/a al obligatorio cumplimiento de las políticas institucionales de Salvaguarda y Protección. La organización aplica una política de tolerancia cero frente a la explotación, el abuso sexual y el maltrato, en todas sus formas, de las mujeres, los niños y todas las demás personas vulnerables.
OBJETIVO ESPECÍFICO Y TAREAS
Misión 1: Estrategia y dirección..
- Supervisa e informa a su superior jerárquico y a su responsable funcional sobre los riesgos contables y relacionados con el efectivo de los que es consciente y contribuye a su mitigación.
- Ayuda a identificar los riesgos contables y legales para HI dentro de su área de responsabilidad.
- Participa en el fortalecimiento de las habilidades de los socios en el área financiera y de manejo de caja.
Misión 2: Normas y conocimientos especializados
- Despliega todas las políticas, procesos y herramientas financieras de HI dentro de su área de responsabilidad.
- Asegura que se cumplan las obligaciones legales de HI y produce los documentos financieros requeridos.
- Informa de cualquier cambio en las normas, la jurisprudencia o en las prácticas de otras partes interesadas en el ámbito financiero de las que tenga conocimiento.
- Cumple con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
- Implementa y cumple con el procedimiento para archivar documentos financieros y publica y actualiza documentos financieros en los espacios de trabajo dedicados.
- Contribuye al control interno dentro de su área de responsabilidad y aplica las acciones correctivas identificadas.
Misión3: Ejecución Operativa
Responsabilidad 1: Mantenimiento regular de la contabilidad
- Realiza diariamente asientos en el Sistema de Información Contable (SI) (y en el país SI es necesario), asegurando que las descripciones de los asientos sean precisas y coherentes con las asignaciones contables y que todos los campos requeridos se completen, de acuerdo con el plan de cuentas de HI (y el plan contable del país, si es necesario).
- Recibe los documentos justificativos y traduce los elementos esenciales a uno de los idiomas de trabajo de HI (francés o inglés).
- Formaliza las solicitudes para crear o cerrar diarios de cuentas en el SI contable.
- Prepara todos los documentos para el cierre mensual y anual de cuentas.
- Crea hojas de Immo (activos fijos) en el SI contable y envía el número de identificación de los activos fijos a Logística para su registro en el Cuadro de Monitoreo de Equipos.
- Solicita la exención del Impuesto al Valor Agregado (IVA) y prepara las declaraciones (si aplica).
- Prepara cualquier documento de respaldo solicitado por auditores internos o externos.
- Puede ser necesario reemplazar temporalmente a un miembro del equipo de contabilidad / finanzas.
Responsabilidad 2: Archivar documentos contables
- Produce el comprobante de los documentos contables.
- Asegura la legibilidad y el escaneo regular de los documentos de respaldo.
- Mensualmente archiva los documentos escaneados en un servidor y los documentos en papel en un lugar que garantice su integridad física.
- Envía los documentos de respaldo (en papel o en formato digital) a sus lugares de almacenamiento final.
Responsabilidad 3: Hace pagos y paga anticipos
- Produce el comprobante de los documentos contables.
- Ingresa y desembolsa dinero de las cajas de las que es responsable y registra los movimientos en un libro de caja.
- Paga anticipos, los registra en un libro de anticipos y los compensa.
- Verifica periódicamente los saldos de caja contra el libro de caja y el libro de anticipos.
- Supervisa la disponibilidad de efectivo en las cajas y alerta al Tesorero si existe riesgo de escasez.
- Prepara cheques y órdenes de transferencia bancaria, los presenta a los signatarios del banco y guarda una copia.
- Supervisa la cantidad de chequeras disponibles y ordena nuevas según sea necesario.
- Se adhiere a los procedimientos de seguridad y custodia y alerta a su supervisor en caso de un incidente.
Responsabilidad 4: Garantiza la calidad y disponibilidad de los documentos de respaldo.
- Verifica la admisibilidad de los documentos de respaldo con respecto a HI y las normas del país los registra en el Sistema de información contable (SI) y archivarlos.
- Supervisa los anticipos y sus soportes.
- Prepara los documentos de respaldo solicitados por los auditores internos o externos.
Responsabilidad 4: Gestión contable de socios
- Revisar la documentación enviada por los socios como la justificación de gastos y hacer las correcciones necesarias;
- Retroalimentar al Gerente Administrativo y financiero sobre las inconformidades encontradas y los aspectos a mejorar por parte del socio
Misión 4: Facilitación de profesión
- Contribuye a facilitar el desarrollo de la profesión en su área de responsabilidad.
Misión 5: Facilitación de profesión
- Contribuye a las acciones de preparación para emergencias del programa y, durante una respuesta de emergencia, adapta sus prácticas de trabajo para ayudar a facilitar una respuesta humanitaria efectiva por parte de HI
PERFIL Y CONOCIMIENTOS
- Técnico ó últimos semestres en carreras administrativas en Contaduría, administración, economía, ó afines.
- Un mínimo de 2 años de experiencia en el seguimiento financiero de proyectos humanitarios.
- Experiencia en el uso de computadores y paquetes de software de oficina (MS Word, Excel, etc.). Excel avanzado (manejo de tablas dinámicas).
- Experiencia en el manejo de software contables
- Experiencia de trabajo con ONG INTERNACIONAL / Comunidades indígenas.
SABER HACER (PRÁCTICAS)
- Sensibilidad hacia el trabajo humanitario
- Compromiso y comportamiento ético
- Cooperación y comunicación
- Alta capacidad de análisis numérico
- Capacidad de síntesis
- Alta capacidad de planificación, coordinación y negociación (internas y externas
- Sensibilidad hacia el trabajo humanitario
- Cooperación y comunicación
- Adaptación al cambio y resiliencia
- Agilidad e innovación.
HABILIDADES INTERPERSONALES (ACTITUDES)
- Valores éticos y crítica constructiva
- Espíritu de cooperación/colaboración (busca la retroalimentación/escucha)
- Sentido de la responsabilidad (interna / externa)
- Diplomacia
- Audacia (muestra iniciativa / temperamento empresarial)
- Resiliencia ante el estrés y la incertidumbre
- Autocrítica (escucha y busca mejorar)
- Pragmatismo, capacidad de adaptarse fácilmente
- Autonomía y sentido de responsabilidad (centrado en resultados y capacidad de priorización).
- Sensibilidad cultural, sobre diversidad, de género, religión, raza, nacionalidad y edad
- Compromiso con la misión, la visión y los valores de HI.
How to apply
Las personas interesadas en postularse para este cargo deberán enviar su HV al correo [email protected]. Indicando en el asunto: OFICIAL DE CONTABILIDAD Y TESORERIA Monagas, hasta el 11 de octubre de 2023.
Nos reservamos el derecho de cerrar esta vacante anticipadamente si recibimos suficientes solicitudes para el puesto o si el/la candidato/a idóneo es identificado previo al cierre. Por lo tanto, si está interesada, envíe su solicitud lo antes posible.
Solo se contactará a las candidatas seleccionadas para las entrevistas.
NOTAS IMPORTANTES:
- Todas las aplicaciones serán tratadas con la más estricta confidencialidad.
- HI al ser una organización que promueve la inclusión laboral de las personas con discapacidad, alienta a este grupo de personas a aplicar para esta posición.
- Hi promueve el enfoque de género y la equidad de género para la contratación de su personal.
- El proceso de selección de HI, en cumplimiento con sus políticas institucionales de Protección de los y las beneficiarios/as contra la Explotación, el Abuso y el Acoso Sexual realizará una revisión exhaustiva de los antecedentes de las personas que se postulen para minimizar los riesgos de estas prácticas en la organización. Y deben consentir la constatación de sus referencias personales y las consultas sobre su comportamiento ético en cargos anteriores.