NEW Senior Operation Coordinator Mid level – Mid level IRC – International Rescue Committee Job is closed Muyinga | Gitega | Bujumbura | Ruyigi

L’International Rescue Committee (IRC) intervient face aux pires crises humanitaires au monde et aide les gens à survivre et à reconstruire leur vie. Fondé en 1933 à la demande d’Albert Einstein, l’IRC offre des soins vitaux et une assistance qui change la vie des réfugiés forcés de fuir la guerre ou une catastrophe. À l’œuvre aujourd’hui dans plus de 40 pays et 22 villes américaines, nous rétablissons la sécurité, la dignité et l’espoir à des millions de personnes déracinées et qui luttent pour persévérer. L’IRC montre la voie du mal à la maison.

1.IRC au Burundi

IRC a ouvert son bureau au Burundi en 1996, afin de répondre aux besoins urgents des personnes déplacées.

Basé à Bujumbura avec des antennes provinciales à Muyinga, Ruyigi et Gitega, l’IRC est l’une des plus grandes ONG au Burundi. Son objectif est de fournir une aide d’urgence, des services de développement et de réintégration post-conflit, d’œuvrer à la protection des droits de l’homme et de défendre les personnes déracinées ou affectées par des conflits violents et l’oppression.

Avec la fin de la guerre civile au Burundi et le retour continue des réfugiés Burundais à l’étranger, l’IRC a fait un premier pas vers des programmes de reconstruction post-conflit. Aujourd’hui, l’IRC Burundi dispose d’un programme dynamique comprenant la prévention et la réponse aux violences basées sur le genre, la protection de l’enfance, l’adaptation au changement climatique, accès aux droits et à la bonne gouvernance, le relèvement économique, l’eau, l’hygiène et l’assainissement.

Dans tout ce que nous faisons, nous nous efforçons de respecter les valeurs fondamentales de l’IRC que sont l’intégrité, la responsabilité, le service et l’égalité.

2.   Job overview

En tant que membre de l’équipe de direction (SMT), le coordinateur senior des opérations a la responsabilité globale des opérations (chaîne d’approvisionnement, administration, informatique) à l’IRC/Burundi – à la fois du point de vue du personnel, du bureau, des installations, mais aussi au sein de nos programmes pour soutenir une mise en œuvre de haute qualité des projets.

Le/la senior opérations Coordinator s’assure que tous les systèmes et fonctions de soutien font ce qui est nécessaire pour que le programme pays mette en œuvre les programmes de manière efficace : y compris l’approvisionnement, la logistique, la gestion des stocks, la gestion des biens et des actifs, l’informatique, l’administration, ainsi que la gestion des véhicules et du parc automobile. IL/Elle veillent également à ce que tous les systèmes, politiques et procédures nécessaires soient déployés, compris et mis en œuvre par le personnel concerné dans tous les domaines du programme. La clé est la gestion globale de l’organisation, en mettant l’accent sur le fonctionnement harmonieux et de haute qualité de toutes les opérations. Il/elle contribue au développement et à la réalisation des objectifs stratégiques d’IRC pour les clients.

Dans la structure actuelle, le Senior Ops coordinateur supervise directement certains membres du personnel du bureau de coordination à Bujumbura (responsable de l’administration et des installations, responsable des achats, responsable principal des technologies de l’information) ainsi que des membres du personnel sur le terrain (deux responsables de la chaîne d’approvisionnement).

Toutefois, le/la senior coordinator des opérations est responsable en dernier ressort de l’ensemble de l’équipe des opérations et rend compte au directeur national. Il/elle travaillera également en étroite collaboration avec les coordinateurs de terrain à Muyinga, Ruyigi et Bujumbura, ainsi qu’avec les responsables nationaux des finances et des programmes.

3.Lieu du poste

En tant que coordinateur senior des opérations, vous serez basé au bureau de coordination de l’IRC à Bujumbura, mais vous aurez des liens directs avec chacun de ces bureaux sur le terrain, ainsi qu’avec le personnel et les partenaires.

Les déplacements sur ces sites seront fréquents et les échanges avec eux quotidiens. Vous travaillerez pour assurer la mise en œuvre de notre plan d’action stratégique qui vise à fournir le meilleur impact possible pour les garçons, les filles, les femmes et les hommes les plus vulnérables touchés par ces les crises distinctes au Burundi.

4.Responsabilités clés

• Membre clé du SMT et Responsable hiérarchique du responsable des achats, du responsable informatique, du responsable de l’administration et des installations, et superviseur technique de deux gestionnaires de la chaîne d’approvisionnement basés dans les bureaux locaux;
• Contribuer à la mise à jour, et à la mise en œuvre du plan d’action stratégique en ce qui concerne les opérations;
• Diriger la mise en œuvre du programme d’excellence opérationnelle (Integra) en identifiant les priorités d’amélioration et en élaborant des actions;
• Soutenir le CD et le DDP lors de l’identification des opportunités et de l’expansion du programme;
• S’assurer que toutes les nouvelles propositions reçues passent par l’examen des opérations et que les coûts de soutien appropriés et les besoins en actifs du programme national sont budgétisés;
• Responsable de la conception, de la planification, de l’exécution et du suivi de la chaîne d’approvisionnement, des technologies de l’information et des activités administratives au niveau national;
• Assurer la liaison avec les coordinateurs techniques et les coordinateurs de terrain concernés afin de soutenir la conception, de fournir une formation et d’assurer l’intégration intersectorielle;
• Participer aux réunions de conception, d’ouverture, de mise en œuvre et de clôture des subventions;
• Poursuivre l’amélioration des opérations au sein du programme national en élaborant un plan de travail annuel pour les opérations;
• Diriger les efforts d’amélioration du système opérationnel et superviser le processus de gestion du changement, y compris la mise à l’échelle du logiciel appelé système ERP Integra;
• Membre actif de l’équipe de direction;
• Maintenir et produire divers rapports logistiques;
• En collaboration avec les services des finances, du programme et des ressources humaines, veiller à ce que le soutien opérationnel des bureaux terrain soit en place et efficace.
  

Supply Chain:

• Supervision du responsable national Supply Chain et supervision de l’ensemble du personnel de cette unité sur les sites terrain ; s’assurer que l’équipe répond rapidement aux besoins des programmes tout en s’alignant sur les politiques de l’IRC ; coordination avec les coordonnateurs sur le terrain pour assurer une gestion réussie en partenariat;
• En collaboration avec les intervenants internes et externes, élaborer et mettre en œuvre une planification collaborative pour l’approvisionnement et la distribution des biens et des services, l’allocation des ressources humaines et matérielles pour soutenir la mise en œuvre efficace et de qualité des subventions et des projets;
• Diriger les évaluations de la chaîne d’approvisionnement et fournir une analyse des risques opérationnels et des recommandations à l’équipe de direction concernant les lacunes en matière d’approvisionnement en personnel, en systèmes, en procédures et en politiques;
• Sur la base de l’évaluation du marché et des besoins des programmes-pays, élaborer des stratégies d’approvisionnement par pays, qui faciliteront les contrats à long terme (MPA/MSA) et le partenariat stratégique avec les fournisseurs et les vendeurs conformément aux règles et réglementations de l’IRC, des donateurs et du gouvernement hôte;
• Entreprendre des examens périodiques des systèmes d’approvisionnement, d’actifs, d’entrepôt/inventaire, de fournisseurs et de contrats avec les fournisseurs pour vérifier que les politiques sont respectées et pour identifier les domaines à améliorer;
• S’assurer que les besoins en formation sont cernés, que des plans sont élaborés, entièrement mis en œuvre et que des formations de recyclage sont offertes, tant au personnel de la chaîne d’approvisionnement qu’à d’autres personnes;
• Fournir un soutien technique aux équipes sur le terrain pour s’assurer que tous les bureaux sur le terrain respectent les politiques et les procédures opérationnelles normalisées de la chaîne d’approvisionnement de l’IRC;
• Entretenir des relations de travail étroites avec le directeur adjoint des finances et le DDP afin d’assurer un soutien complet et coordonné au département de la chaîne d’approvisionnement;
• Assurer la mise en œuvre complète et l’utilisation cohérente des outils et du système de la chaîne d’approvisionnement mondiale en coordination avec les unités des finances et des subventions;
• Diriger la mise en œuvre d’Integra (outil de planification des ressources de l’entreprise);
• Produire et soumettre à temps les différents rapports requis avec soin et qualité.

Integra Management

• Il/ Elle est le point focal d’Integra au niveau national;
• Il/ Elle veille à ce que toutes les demandes d’achat soient suivies et soumises en ligne par les programmes et les autres départements, les catégorise et fournit des conseils sur le processus d’achat à mettre en œuvre;
• Il/ Elle examine et approuve la liste des besoins pour les biens et services soumis par les programmes;
• Il/ Elle reçoit et valide le rapport d’analyse hebdomadaire sur l’état de chaque commande à travers le MPP (Master Procurement Plan);
• Il/Elle examine l’analyse historique des achats dans (Integra) et tient compte des nouveaux besoins (Plans d’Achats Nouveaux Projets) pour identifier les catégories d’achats (récurrents/gros montants) et propose une stratégie efficace pour les satisfaire;
• Il/Elle s’assure que le principe de Pareto de 20% des catégories d’achats représentant 80% du montant) impliquant une étude de marché, et la définition de la stratégie d’achat appropriée se fait au moins une fois par an;
• Surveille le système Integra afin que les paiements pour toutes les commandes avec ou sans bon de commande ne dépassent pas le maximum de 30 jours;
• S’assurer que tous les tickets envoyés à l’équipe d’Integra soient suivis jusqu’à la résolution et signaler à l’équipe d’Integra toute difficulté opérationnelle rencontrée;
• S’assurer que des réunions hebdomadaires d’Integra avec l’équipe d’approvisionnement sont organisées sur toutes les bases.
  

Processus MPA/MSA et Appels d’offres occasionnels

• Le gestionnaire des achats est responsable du secrétariat du processus MPA/MSA, avec les tâches suivantes :
• S’assurer que l’équipe des achats mène un processus d’étude de marché formel et documenté, le processus d’étude de marché est conforme aux procédures;
• Examen d’appels d’offres personnalisés avec énoncé détaillé des travaux, spécifications;
• Examine et approuve le processus de sélection du soumissionnaire pour toutes les offres avant de l’envoyer à l’unité RSCD et à l’unité des risques et de la conformité;
• S’assurer que tous les processus d’appel d’offres sont ouverts et transpare;ts;
• Cependant, le coordonnateur senior des opérations est la personne chargée de veiller à ce que cela soit fait en temps opportun et de manière de haute qualité.

Information et Technology

• Superviser le gestionnaire des technologies de l’information (TI). S’assurer que les politiques et les procédures en matière de technologie de l’information sont documentées, diffusées et appliquées de manière uniforme dans l’ensemble du programme pays;
• S’assurer que des processus de surveillance de la conformité informatique sont élaborés et mis en œuvre efficacement. Aider le personnel informatique à fournir des services et un soutien informatiques efficaces au bureau de pays et à tous les sites sur le terrain;
• S’assurer que l’informatique et la connexion mises en place pour le programme pays Cameroun permettent le plein fonctionnement des plateformes et des systèmes d’exploitation;
• S’assurer que le responsable principal des TI élabore et met en œuvre efficacement des processus de surveillance de la conformité.

Administration:

• Superviser la responsable administration dans les taches suivantes (non exhaustives) :
• S’assurer que les contrats de location de maison sont préparés et signés par les propriétaires de résidences IRC;
• Assurer le paiement des loyers et les ententes de renouvellement;
• S’assurer que le traitement des documents du personnel expatrié ou visiteur pour les permis de travail, les visas et toutes les dispositions pour le voyage sont prises à temps;
• Assurer la liaison avec les revues juridiques pour assurer la conformité avec la législation nationale en matière de fiscalité, d’approvisionnement, de contrats, etc;
• Accompagnement dans le déploiement des SOPs, et mise à jour des méthodes de travail et des procédures;
• S’assure que son équipe produise au moins les rapports suivants :
• Un rapport hebdomadaire sur les voyages internationaux et nationaux;
• Un rapport de situation documentaire (visas, permis et résidence) pour les expatriés ;
• Un rapport mensuel sur l’état des paiements des baux, de l’enregistrement des contrats et des taxes pour les bureaux, les résidences et les maisons d’hôtes pour le programme-pays .

Conformité et Ethique :

• Le coordonnateur principal des opérations est responsable de l’identification et de l’analyse des risques de conformité dans les processus de la chaîne d’approvisionnement ;
• Élaborer et mettre en œuvre des contrôles rigoureux de l’approvisionnement avec le responsable de la chaîne d’approvisionnement :
• Identifier avec le SMT et établir un plan d’atténuation pour gérer les risques de la chaîne d’approvisionnement, y compris l’identification des signaux d’alarme ;
• Mettre en œuvre des plans d’action correctifs pour s’assurer que toutes les activités de la chaîne d’approvisionnement sont menées de manière éthique;
• Assurer la conformité aux politiques de l’IRC et des donateurs dans l’achat et la distribution des fournitures et des biens du programme;
• S’assurer que les politiques, les procédures, les contrôles et les performances de la chaîne d’approvisionnement sont évalués et que tout écart est traité dans le programme-pays le cas échéant;
• Mettre en œuvre et maintenir la séparation des tâches dans les achats et d’autres fonctions connexes;
• Élaborer et soutenir la mise en œuvre de plans d’actions correctives post-audit et d’autres plans d’amélioration.

Staff Management and Development:

• Il/elle est responsable de la supervision de toutes les initiatives opérationnelles, d’apprentissage et de développement dans le pays;
• Diriger le recrutement de nouveaux employés grâce à l’utilisation efficace de la matrice de compétences des opérations et de la chaîne d’approvisionnement de l’IRC;
• S’assurer que le service des opérations est bien doté en personnel et que les rôles et responsabilités de chacun ont une description de poste claire;
• S’assurer que les objectifs de chaque membre de l’équipe sont fixés en fonction de la vision de l’unité organisationnelle ainsi que(s) du ou des contexte(s) opérationnel(s) ;
• Assurer l’évaluation des compétences et des lacunes en matière de formation du personnel d’exploitation et élaborer des programmes d’intervention appropriés;
• Coordonner la formation et tenir à jour les registres de formation.

Key Working Relationships:

Relève du : Directeur pays et Directeur régional de la chaîne d’approvisionnement

Le poste supervise directement : le personnel de la chaîne d’approvisionnement, le personnel informatique et le personnel administratif.

Autres relations (internes) : Relations régulières avec le siège, le personnel de la chaîne d’approvisionnement régionale et nationale à tous les niveaux, les directeurs pays et interagit avec les départements du programme IRC.

Autres relations (externes) : Servir de représentant des opérations du CP lors de réunions extérieures, d’autres organisations non gouvernementales, de groupes inter-agences et de fondations.

5.Suivi des operations et rapports connexes :

• Raport mensuel des activités ops: At the end of every month
• Rapport et analyse des acquisitions :par semaine, chaque vendredi.
• Rapport d’étude des prix et du marché : chaque 6 mois
• Tracker des contrats de procurement:Monthly
• Warehouse weekly report
  

Minimum Qualifications:

• Un diplôme universitaire dans un domaine pertinent (Administration ou un domaine connexe) – un diplôme technique et une expérience professionnelle pertinente supplémentaire peuvent remplacer les études ;
• Un minimum de 5 ans d’expérience professionnelle dans une des fonctions liées à la gestion opérations .
• Une capacité attestée à transférer des connaissances à divers publics par le biais de la formation, du mentorat et d’autres méthodes formelles et non formelles, ainsi que de solides compétences en matière de présentation et rédaction de rapports.
• De solides compétences en matière de gestion et de relations sociales et une aptitude à travailler avec des groupes de personnes diversifiées dans un environnement multiculturel ;
• Autonome et doté(e) d’excellentes capacités d’organisation, de planification et d’analyse – capable de travailler sans supervision étroite, notamment en hiérarchisant son travail et en effectuant plusieurs tâches à la fois ;
• Une bonne maîtrise des outils de gestion comme, Powerbi etc.
• Volonté de voyager et travailler sur le terrain  ;
• Maîtrise de l’anglais (écrit et parlé) en plus de la langue française serait un atout.

Normes de conduite professionnelle : L’IRC et les travailleurs de l’IRC doivent adhérer aux valeurs et principes énoncés dans IRC Way – Normes de conduite professionnelle. Ce sont l’intégrité, le service, la responsabilité et l’égalité. Conformément à ces valeurs, l’IRC applique et applique des politiques sur la protection des bénéficiaires contre l’exploitation et les abus, la protection des enfants, la lutte contre le harcèlement au travail, l’intégrité fiscale et la lutte contre les représailles.

Égalité des sexes : IRC s’engage à réduire l’écart entre les sexes dans les postes de direction. Nous offrons des avantages qui offrent un environnement propice à la participation des femmes à notre main-d’œuvre, notamment un congé parental, des protocoles de sécurité sensibles au genre et d’autres avantages et indemnités de soutien.

Employeur garantissant l’égalité des chances : IRC est un employeur garantissant l’égalité des chances. L’IRC considère tous les candidats sur la base du mérite sans égard à la race, au sexe, à la couleur, à l’origine nationale, à la religion, à l’orientation sexuelle, à l’âge, à l’état civil, au statut d’ancien combattant, au handicap ou à toute autre caractéristique protégée par la loi applicable.

Avertissement : IRC ne demande en aucun cas de l’argent ou détails de carte de crédit aux candidats. Méfiez-vous des escroqueries et fraudes en ligne. IRC décline toute responsabilité concernant d’éventuelles escroqueries ou activités frauduleuses perpétrées en utilisant notre logo ou notre nom de manière illégitime.

Tout dossier doit comprendre : Une lettre de motivation adressée à Madame la Coordinatrice a.i des Ressources Humaines, IRC Burundi. • Une copie du diplôme certifié et des attestations des services rendus • Carte d’identité •Un curriculum vitae • 3 personnes de références (Nom et prénom, Téléphone et E-mail).

La transmission des dossiers de candidature se fait électroniquement.

La date limite de dépôt des dossiers est fixée au 7 Novembre à 17h00, heures locales. Seuls ceux qui seront présélectionnés seront invités par IRC pour participer à un test écrit et/ou à une interview.

Les candidatures féminines remplissant les conditions sont vivement encouragées.

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To help us track our recruitment effort, please indicate in your email/cover (motivaiton) letter where (jobs-near-me.eu) you saw this job posting.