NEW Coordonnateur/trice des Opérations Level not specified – Level not specified IRC – International Rescue Committee Port-au-Prince
IRC - International Rescue Committee
The International Rescue Committee (IRC) responds to the world’s worst humanitarian crises, helping to restore health, safety, education, economic wellbeing, and power to people devastated by conflict and disaster. Founded in 1933 at the call of Albert Einstein, the IRC is one of the world’s largest international humanitarian non-governmental organizations (INGO), at work in more than 40 countries and 29 U.S. cities helping people to survive, reclaim control of their future and strengthen their communities. A force for humanity, IRC employees deliver lasting impact by restoring safety, dignity and hope to millions. If you’re a solutions-driven, passionate change-maker, come join us in positively impacting the lives of millions of people world-wide for a better future.
The IRC worked in Haiti from 2010 to 2016, first launching an emergency response to the earthquake and then implementing programs in child protection, water and sanitation, health, women’s protection and empowerment, and economic recovery in Port-au-Prince and beyond. Even with the closure of its country office in 2016, the IRC continued to provide operational, technical, and financial support to a small number of Haitian NGO partners, including in response to the 2021 earthquake.
Haiti has been identified as one of the 20 countries most at risk of a new major humanitarian crisis – or a significant worsening of the crisis – in the coming year in the IRC’s Emergency Watchlist for 2023 and 2024, due to its political instability, gang violence, increasing food insecurity, disease outbreaks, and climate shocks that could lead to a rapid escalation of the humanitarian crisis. In early 2023, the IRC reopened its operations in Haiti and scaled up its emergency response with an entirely partner-led response in the West, including Port-au-Prince, and Artibonite. The focus has been on neighborhoods heavily affected by gang violence as well as limited access to health care, and the IRC is working with partners to provide health, water, sanitation, and protection services.
Job Description
Sous la responsabilité directe du/de la directeur/trice pays et de la directrice régionale de la chaîne d’approvisionnement, et en tant que membre de l’équipe de direction du pays, le/la coordinateur/trice des opérations est chargé de diriger et de gérer l’équipe des opérations basée à Port-Au-Prince. En tant que tel, le/la coordinateur/trice des opérations jouera un rôle clé dans l’expansion actuelle de l’IRC en Haïti. Le département des opérations comprend : Chaîne d’approvisionnement/Achats, Administration et gestion de bureau, et Technologie de l’information. Ce poste supervise le responsable des achats et l’assistant logistique et fournit un soutien technique aux partenaires. Le/la coordinateur/trice des opérations travaillera en étroite collaboration avec la directrice adjointe des finances, le/ directeur/trice adjoint/e des programmes ainsi que le personnel du siège et de l’unité d’urgence et d’action humanitaire.
Le/la coordinateur/trice des opérations contribuera à un niveau optimal de travail d’équipe et de collaboration interdépartementale et intersectorielle.
Sous sa direction, les équipes opérationnelles travailleront en étroite collaboration avec les services financiers et les programmes pour mettre en œuvre les programmes, répondre aux donateurs et aux partenaires, soutenir les activités de partage des capacités avec les partenaires et représenter l’IRC en cas de besoin.
Responsabilités principales
1.Gestion, coordination et leadership
•Travailler en étroite collaboration avec la Directrice Pays et d’autres membres du SMT pour s’assurer qu’un partenariat solide est développé et maintenu entre les opérations et la sécurité ; les programmes ; les finances et RH.
•Contribuer et participer activement aux plateformes de gestion et de leadership telles que l’équipe de direction nationale
•Être promoteur de la mise en œuvre de la stratégie de l’IRC et veiller à la qualité et à la participation significative des équipes opérationnelles aux activités liées à la stratégie.
•Diriger l’élaboration et la révision des politiques, procédures et systèmes opérationnels et de soutien aux programmes.
•Diriger l’identification des risques interdépartementaux et les mesures d’atténuation qui s’alignent sur les initiatives de gestion des risques de l’organisation et des programmes nationaux.
•Superviser et coordonner le fonctionnement du bureau de l’IRC en Haïti, y compris les bureaux futurs.
•Détenteur d’un budget autorisé pour des coûts spécifiques liés aux opérations.
2.Soutien aux programmes, stratégie et développement des activités
•Travailler avec la Directrice Pays et le/la Directeur/trice adjoint/e des Programmes pour identifier les possibilités d’expansion du programme et soutenir l’élaboration de propositions de financement.
•Collaborer avec la Directrice Pays et le/la Directeur/trice adjoint/e des Programmes dans le cadre du processus de planification stratégique des programmes nationaux.
•Apporter un soutien supplémentaire aux coordinateurs de programme, le cas échéant
•S’assurer que toutes les nouvelles soumissions ont fait l’objet d’un examen approfondi des opérations et que la plateforme opérationnelle appropriée est maintenue
•Contribuer au budget de fonctionnement et à la planification stratégique ; veiller à ce que les taux d’absorption des subventions soient respectés conformément aux plans de dépenses et d’approvisionnement.
3.Chaîne d’approvisionnement et administration
•Le personnel de la chaîne d’approvisionnement collabore efficacement avec d’autres départements afin d’améliorer la planification des achats et de la distribution, ainsi que l’utilisation rationnelle des ressources.
•Avec l’appui du directeur régional de la chaîne d’approvisionnement, veiller à ce que les processus de la chaîne d’approvisionnement soient pleinement conformes aux politiques de l’IRC et aux réglementations des donateurs.
•Entreprendre des révisions périodiques du système national d’approvisionnement, des actifs, des entrepôts/inventaires, des fournisseurs, des contrats avec les vendeurs et des systèmes de communication afin d’identifier les domaines d’amélioration et de conformité avec les systèmes globaux de l’IRC.
•Fournir un soutien à toutes les équipes de terrain et de programme pour s’assurer que tous les bureaux de terrain fonctionnent de manière efficace et transparente et en conformité avec les directives d’approvisionnement de l’IRC, le cas échéant.
•Examiner les rapports clés/de routine (rapports mensuels de la chaîne d’approvisionnement, outil BvA, plans d’approvisionnement et de distribution, inventaires des subventions clôturées et expirées) et fournir un retour d’information et des recommandations pour atténuer tout risque potentiel.
•En partenariat avec l’équipe de la chaîne d’approvisionnement au niveau global, veiller à ce que le risque de conformité dans les processus de la chaîne d’approvisionnement soit analysé et mettre en œuvre les plans d’action correctifs des audits internes et externes et veiller à ce que l’ensemble de la chaîne d’approvisionnement se déroule dans le respect de l’éthique.
•Examiner les indicateurs de performance clés du département et prendre les mesures appropriées pour atteindre les objectifs fixés.
•Soutenir la mise en œuvre d’Integra dans le domaine de l’approvisionnement.
Technologies de l’information et de la communication
•Assurer la promotion et la direction de la mise en œuvre et de l’utilisation harmonieuses des systèmes informatiques de base (Integra/ERP, PowerBI et outils de partage de l’information et de collaboration) et veiller à ce que toutes les exigences soient satisfaites et que les ressources soient allouées.
•Sur la base d’évaluations complètes des besoins, veiller à ce que tous les besoins en données numériques et en informations des équipes chargées des opérations et des programmes soient satisfaits, y compris l’approvisionnement en matériel et en logiciels en suivant le cycle de vie informatique de l’IRC.
•Respecter et promouvoir les normes et politiques informatiques en matière de sécurité, d’équipement, de bande passante Internet et d’infrastructure de réseau, et veiller à ce que le programme national s’y conforme.
•Veiller à ce que les processus de contrôle de la conformité informatique soient élaborés et mis en œuvre de manière efficace.
•Soutenir le personnel informatique afin de fournir des services et un soutien de premier ordre et efficaces au bureau national et à l’ensemble des sites sur le terrain.
•Gérer les relations avec les principaux fournisseurs et établir des relations stratégiques avec les principales parties prenantes internes, en fournissant des solutions adaptées à leurs besoins.
5.Représentation
• Représenter l’IRC Haïti dans les réunions nécessaires, y compris les réunions gouvernementales, les bailleurs de fonds et les autres partenaires.
•Développer et maintenir activement des relations de travail efficaces avec les principales parties prenantes sur le terrain, y compris les donateurs, les acteurs gouvernementaux, les agences des Nations unies, les ONG internationales et locales, les partenaires et les autres acteurs humanitaires concernés.
•- Établir de bonnes relations avec les responsables locaux et nationaux de l’administration, du travail, des douanes, de l’immigration, de la sécurité et autres, afin de s’assurer que les projets de l’IRC sont conformes aux lois et coutumes locales.
6.Soutien aux partenaires
•Collaborer avec le/la directeur/trice adjoint/e des programmes et le coordonnateur des partenariats pour mener à bien l’évaluation des capacités des nouveaux partenaires.
• Provide ongoing supply chain and operations technical support to existing partners as identified in the assessment.
Required skills
• Position open exclusively to national candidates in Haiti
• University degree in management or administration preferred, or equivalent professional experience;
• Minimum of 6 to 8 years of professional experience in operations management within NGOs, national companies or donor projects.
• Experience in managing multi-functional teams.
• Strong financial knowledge in financial management, budget development and analysis.
• Experience in logistics, HR/Admin, and security management.
• Particular interest in capacity building, both for the IRC operations team and for IRC partners.
• Demonstrate leadership with people management, including excellent interpersonal communication and negotiation skills.
• Excellent problem-solving, analytical and decision-making skills.
• Strong computer skills, familiarity with information technology.
• Flexibility, ability to work independently and meet deadlines.
• Fluency in written and spoken French; fluent English is required.
Standard of Professional Conduct:The IRC and the IRC workers must adhere to the values and principles outlined in the IRC Way – our Code of Conduct. These are Integrity, Service, Accountability, and Equality.
Commitment to Gender, Equality, Diversity, and Inclusion: The IRC is committed to creating a diverse, inclusive, respectful, and safe work environment where all persons are treated fairly, with dignity and respect. The IRC expressly prohibits and will not tolerate discrimination, harassment, retaliation, or bullying of the IRC persons in any work setting. We aim to increase the representation of women, people that are from country and communities we serve, and people who identify as races and ethnicities that are under-represented in global power structures.
Commitment to Gender, Equality, Diversity, and Inclusion: The IRC is committed to creating a diverse, inclusive, respectful, and safe work environment where all persons are treated fairly, with dignity and respect. The IRC expressly prohibits and will not tolerate discrimination, harassment, retaliation, or bullying of the IRC persons in any work setting. We aim to increase the representation of women, people that are from country and communities we serve, and people who identify as races and ethnicities that are under-represented in global power structures.
To help us track our recruitment effort, please indicate in your email/cover (motivaiton) letter where (jobs-near-me.eu) you saw this job posting.
To apply for this job please visit www.impactpool.org.