Analyste à l’Administration et Logistique – Nationals only
UNDP - United Nations Development Programme
Sous la supervision du DRR, l’Analyste à l’Administration et Logistique, est responsable de la gestion administrative effective ainsi que de la Logistique du bureau.
Il/Elle interprète les règles et procédures administrative et logistique et apporte des solutions adéquates à diverses situations qui ont trait à la gestion quotidienne du bureau.
Il/Elle promeut une collaboration et une approche orientée vers les clients et supervise et oriente le staff de l’Unité Logistique.
Il/elle travaille en étroite collaboration avec le groupe des Operations, du Programme, des projets du bureau, le siège ainsi que les agences en vue d’assurer une gestion performante et efficace.
Dans le cadre du renforcement de l’équipe du bureau de Guinée, le PNUD recrute les services d’un(e) l’Analyste à l’Administration et Logistique.
Sous la direction et la supervision générale du Représentant Résident Adjoint, l’Analyste à l’Administration et Logistique assure la gestion et l’exécution générales d’activités opérationnelles et logistiques variées et interdépendantes au sein du bureau de pays, garantissant une qualité et une précision élevées du travail.
Il/Elle favorise une approche axée sur le client, la qualité et les résultats.
Le PNUD adopte une approche de portefeuille pour s’adapter aux besoins opérationnels changeants et tirer parti des liens entre les interventions pour atteindre ses objectifs stratégiques. Par conséquent, le personnel du PNUD est censé travailler dans différentes unités, fonctions, équipes et projets au sein d’équipes multidisciplinaires afin d’améliorer et de permettre la collaboration horizontale.
Veillez à ce qu’un contrôle administratif et logistique efficace et approprié soit fourni au bureau de pays
- Assurer la pleine conformité des activités administratives et Logistique avec les règles, réglementations, politiques et stratégies du PNUD ;
- Développer la cartographie des processus administratifs opérationnels du CO et l’élaboration des procédures opérationnelles standard (SOP) internes ;
- Préparer des plans de travail axés sur les résultats pour l’équipe administrative ;
- Élaborer des propositions et mettre en œuvre des stratégies d’économie et de réduction des coûts en consultation avec la direction du bureau.
- Coordonner et superviser les expéditions et le dédouanement, les déplacements, la gestion des événements, les enquêtes administratives, les services de transport et d’assurance et la gestion de l’espace
- Fournir un soutien pour les questions de protocole, l’inscription du personnel, l’espace, la coordination avec les autorités locales et d’autres questions administratives
- Préparer et soumettre des rapports périodiques d’inventaire et de gestion des actifs, coordonner la vérification physique des articles en stock.
- Assurer la gestion du parc auto et un contrôle adéquat des stocks et superviser la distribution appropriée des articles et des fournitures en stock.
- Présenter des informations soigneusement documentées pour la planification des ressources financières des services administratifs.
- Mettre en œuvre le mécanisme de contrôle des services administratifs, tenir à jour les registres de contrôle administratif tels que les engagements et les dépenses, et assurer le respect des exigences de continuité des activités
- Examiner, rechercher, vérifier et rapprocher une variété de données et de rapports en garantissant l’exactitude et la conformité aux règles et réglementations administratives
- Examen de l’intégrité des données dans la base de données, programme de contrôle ; analyse des résultats et lancement d’actions correctives si nécessaire
- Examiner les autorisations de voyage, la documentation, les paiements
- Organisation de formations pour le personnel des opérations/programmes/projets ;
- Synthèse des leçons apprises et des meilleures pratiques ;
- Contributions solides aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.
- Assurer la maintenance des services communs pour garantir l’intégration des activités des services communs et la mise en œuvre de la réforme de l’ONU ;
- Assurer une planification et un suivi adéquats des opérations sur les services communs et des contributions des organismes au compte des services communs ;
- Soumettre des informations sur les services administratifs fournis pour les factures de recouvrement des coûts ;
- Participer à la préparation du budget des services communs, élaborer les rapports et fournir des informations documentées pour les différents services ;
- Core Competencies
Achieve Results: LEVEL 2: Scale up solutions and simplifies processes, balances speed and accuracy in doing work
Think Innovatively: LEVEL 2: Offer new ideas/open to new approaches, demonstrate systemic/integrated thinking
Learn Continuously: LEVEL 2: Go outside comfort zone, learn from others and support their learning
Adapt with Agility: LEVEL 2: Adapt processes/approaches to new situations, involve others in change process
Act with Determination: LEVEL 2: Able to persevere and deal with multiple sources of pressure simultaneously
Engage and Partner: LEVEL 2: Is facilitator/integrator, bring people together, build/maintain coalitions/partnerships
Enable Diversity and Inclusion: LEVEL 2: Facilitate conversations to bridge differences, considers in decision making
- Cross-Functional & Technical competencies
Customer Satisfaction/Client Management-Customer Satisfaction/Client Management: Ability to respond timely and appropriately with a sense of urgency, provide consistent solutions, and deliver timely and quality results and/or solutions to fulfil and understand the real customers’ needs. Provide inputs to the development of customer service strategy. Look for to add value beyond clients’ immediate requests. Ability to anticipate client’s upcoming needs and concerns.
Business Direction & Strategy-System Thinking: Ability to use objective problem analysis and judgement to understand how interrelated elements coexist within an overall process or system, and to consider how altering one element can impact on other parts of the system
Business Management-Portfolio Management: Ability to select, prioritize and control the organization’s programmes and projects, in line with its strategic objectives and capacity; ability to balance the implementation of change initiatives and the maintenance of business-as-usual, while optimizing return on investment
Administration and Operations-Assets management:Knowledge of policy & procedures on PP&E; ability to prepare financial statements on PP&E; maintain Asset Management Module in ERP, Asset Dashboard; develop supporting tools for assets certification and further enhancements for AM module; design and run training programs, etc. on assets management and assets recording; run AP-AM interface; perform AP-AM-GL reconciliation; perform analytical review of AM reports and asset information to ensure completeness and accuracy of asset information
Administration and Operations-Management of shipments: Knowledge of regulatory frameworks and processes related to management of shipments, including contracting of shipments for staff members who travel on initial appointment, reassignment and repatriation
Business Management-Operations Management: Ability to effectively plan, organize, and oversee the Organization’s business processes in order to convert its assets into the best results in the most efficient manner. Knowledge of relevant concepts and mechanisms.
Administration and Operations-Events management (including retreats, trainings and meetings): Knowledge of regulatory frameworks and processes related to management of shipments, including contracting of shipments for staff members who travel on initial appointment, reassignment and repatriation
- Un diplôme universitaire supérieur (Master ou équivalent) en administration publique, logistique ou dans un domaine équivalent est requis, ou
- Un diplôme universitaire de premier cycle (Licence) associé à deux années supplémentaires d’expérience qualifiante sera pris en considération à la place du diplôme universitaire supérieur.
- Au minimum deux 2 années (avec le diplôme de Master) ou quatre 4 années (avec le diplôme de Licence) d’expérience professionnelle pertinente dans la gestion des services administratifs, gestion financière ou de soutien aux programmes avec des responsabilités croissantes, sont requises ;
- Expérience dans l’utilisation d’ordinateurs, de logiciels de bureau (MS Word, Excel, etc.) et connaissance avancée des tableurs et des bases de données et de systèmes de gestion Web tels que ERP est requise ;
- Connaissances des procédures du système des Nations unies et du PNUD en particulier sont souhaitées
- Avoir une expérience pertinente en logistique ou gestion administrative de préférence dans une Institution Internationale serait un atout ;
- Des certifications en administration, en finances, et ou procurement sont souhaitables
To help us track our recruitment effort, please indicate in your cover/motivation letter where (jobs-near-me.eu) you saw this job posting.